如何把工作做完 做對 做好在辦公室裡,是不是常常覺得工作做不完,一定要加班才能完成?或覺得工作愈做愈多,無法收尾?你有沒有想過,自己究竟在忙什麼? 「時間管理的殺手,就是沒有計畫,」長宏專案管理顧問公司總經理周龍鴻說。 多做計畫,避免天天救火 每天要做的事,可分成4種:急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫,不重要也不急迫。多數人會先做「急迫又重要」的事,往往「重要但不急迫的事」會因為一直拖著沒有做,有天突然變成「重要且急迫的事」。這時候,你就得趕去救火,要是沒救到,就會出大麻煩。「大部分的人很忙,是因為把應該拿來做計畫的時間拿去做急迫的事,使做『重要但不急迫的事』的時間變成0。這會造成惡性循環:今天要救火是因為昨天重要的事情沒做,今天重要的事又因為去救火不能做,所以明天又會著火,愈燒愈大,」周龍鴻說。如果一開始就想省下計畫(Plan),執行(Do)的時間或許會一樣,但卻要花很多時間檢核(Check),最後甚至無法行動(Action)。這就是某些企畫案只能用來交差了事,實際執餐飲設備行卻漏洞百出的原因。想要簡化工作,必須做好明智的時間管理,把大部分時間都拿來做「重要但不緊急的事」。審慎評估,避免規畫失焦 「做計畫」並不是寫出厚厚的一本報告,而是一個「事先規畫」的概念。周龍宏說,很多人一開始就直接寫計畫(他稱之為「小P」),卻沒有經過評估(也就是「大P」),最後結果一定會失焦。比如說,老闆要你寫一份企畫案,你沒有問清楚老闆的目的,也沒請教專家或資深同事的意見(跳過了大P),回去就開始埋頭找資料(直接進入小P)。最後寫出一本不符老闆和客戶需要的企畫,只好來來回回修改,反而浪費更多時間。周龍鴻是這套「P理論」的忠實信徒。從約定採訪時間到採訪當天,約有兩周。期間,他與記者通過2次電話、2次MSN與數封e-mail,擬出4個版本的訪談內容。「我把你當成我的客戶,我要提供對《經理人月刊》讀者有用的內容,加上採訪時間已很接近截稿日,如此也可以讓你容易寫出稿子,」他對記者說。萬一,你一直都忙著處理「急迫又重要的事」,沒時間做計畫,可以採取的策略就是「速戰速決」,省景觀設計下一點時間思考。「你有沒有想過,萬一你又掉了一次錢包,該怎麼辦?」周龍鴻從口袋裡掏出皮夾,抽出一張折得四四方方的A4紙張,上面是他的駕照、身分證等重要文件的影印。掉過一次皮夾後,他學會把所有證件正本留在家裡,只帶一張有照片的健保卡做為證明之用。「『掉皮夾』就像一個專案,結案後要把特別的學習經驗歸檔,這就是計畫的功用!」一般人之所以缺乏執行力,是因為沒有高效率。周龍鴻建議用「大塊時間法則」,把每天要做的事分成「容易的事」與「重要的事」,每天至少要有連續120分鐘能專心做事,完全不受打擾。先用前30分鐘完成「容易的事」(就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」),像是回e-mail。時間一到,不管有沒有做完,就切到規畫專案之類「重要的事」上,如果做得起勁,超過90分鐘也無所謂。每天下班前再「Check」,要是今天的「Do」有沒有做好,再調 整明天的「Action」。只要能貫徹用PDCA拆解每一件事,就能用最有效率的方式,達成工作與生活的終極目標。 如何用PDCA做人生與工作的時間管理? PDCA不支票借款只可用來做平日的工作排程,小到每天哪幾個小時該做那件事,大到個人一生的目標規畫,都可以套用在PDCA的架構下,幫你做出最理想的分配,善用人生的每分每秒! Step1:先擬定出自己的「人生目標」,並以此做為制定計畫的準則,讓每一個年度計畫都能符合自己預期的最終人生目標。 Step2:在確認人生目標後,將關於「工作」與「人生」所有的「年度計畫」列出來,並依照「重要性」「急迫性」及「成功機會」來給分數,最佳的給5分,最差的給 1 分。將3個分數相乘,分數最高者,為最優先執行的計畫。 Step3:在確定該先執行哪些計畫後,再將每個計畫都用PDCA來加以拆解,規畫出應做事項與工作內容。Step4:在確定應做事項後,執行時,依照每周的進度或每天的體力分佈狀況,決定做事的時間。Step5:最後,每件事都用「大塊時間法則」來執行。如此,就能確實掌握每件事的重要性,將時間做出最有效率的安排。


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